Використовуйте форми вводу доступу для введення та зміни даних

База даних Access складається з однієї або декількох таблиць, що містять відповідну інформацію. Після того, як ви створили таку порожню базу даних, ви зможете прокласти всі таблиці, щоб заповнити їх інформацією. Однак це може стати нудним і заплутаним. Важко простежити взаємозв’язок між даними в таблицях, коли ви намагаєтеся ввести дані. Форми введення доступу є цінним інструментом для цього. Ви можете розробити форми введення, щоб ви могли вводити дані в логічному форматі. Почнемо із створення декількох простих таблиць, а потім побудуємо форму введення Access поверх них. Інструкції в цій статті стосуються Access 2019, Access 365, 2016, 2013 та 2010, якщо не зазначено інше.

Створення таблиць в Access

Перш ніж ви зможете створити форму введення Access, вам потрібно створити кілька таблиць, до яких будуть переходити ваші дані форми. Microsoft Access чудово підходить для малого бізнесу. Отже, для цього прикладу ви створите базу даних Access для відстеження інформації про продажі. Ця база даних буде містити інформацію про ваш торговий персонал, щомісячні продажі та щомісячні витрати. Щоб створити свою таблицю в Access:

1. Запустіть нову базу даних у програмі Access. Ви побачите пробіл Таблиця1.

2. Виберіть Клацніть, щоб додатита додайте п’ять полів. Створіть один короткий текст, один довгий текст, одне велике число, один короткий текст та два поля валюти.

   

3. Клацніть правою кнопкою миші на кожному полі, виберіть Перейменувати поле і введіть нову назву поля. Назвіть кожне поле Ім’я продавця, адреса, номер телефону, місяць, продажі та витрати.

   

4. Перейменувавши всі поля, ви готові перейти до наступного кроку.

Тепер, коли ваша таблиця готова до даних, настав час створити форму для введення всіх даних. Поле великого числа доступне лише в Access 2019 або пізнішої версії. У попередніх версіях Access вам потрібно буде використовувати поле String для запису даних, таких як номер телефону.

Створіть форму вводу доступу

Ви почнете зі створення простої форми, яка дозволяє вам працювати з Таблиця1 таблиця. Ось покроковий процес створення нової форми введення:

1. Виберіть Створити в меню та виберіть Майстер форми.

   

2. Виберіть >> , щоб вибрати всі поля в таблиці.

   

3. Виберіть Далі , щоб продовжити.

4. Виберіть потрібний макет форми. Виправдане – це гарна, приваблива відправна точка. Пам’ятайте, це лише відправна точка. Ви можете змінити фактичний вигляд форми пізніше в процесі.

   

5. Виберіть Далі , щоб продовжити.

6. Дайте формі назву, а потім виберіть відповідний перемикач, щоб відкрити форму в режимі введення або режимі макета.

   

7. Виберіть Готово , щоб створити форму.

Використання форми

Після створення форми ви можете взаємодіяти з нею як завгодно. Перегляд макета дозволяє налаштувати вигляд певних полів та саму форму. Перегляд входу дозволяє взаємодіяти з формою та вводити дані. Ось як працює форма:

• Використовувати > і < кнопки для переміщення вперед і назад через набір записів.
• > кнопка автоматично створює новий запис в кінці поточного набору записів.
• Пошук поле дозволяє знайти конкретні елементи у вашій таблиці.
• Використовуйте Йти до в Додому меню для перегляду вперед-назад по табличних записах. Ви також можете перейти до першого або останнього запису або створити новий.

Тепер, коли ви створили цю першу форму, ви готові розпочати введення даних. Спробуйте пограти з дизайном форми. Оскільки форми будуть областю вашої бази даних Access, яку ви будете бачити та використовувати найбільше, важливо, щоб форма була добре розроблена.

Доступ до форми вводу для введення даних

Тепер, коли у вас є форма, створена для вашої таблиці, ви готові розпочати введення даних. Перевага використання нової форми введення доступу полягає в тому, що для введення даних вам не потрібно знаходити окремі поля в таблиці. Коли ви вставляєте дані в одне поле, ви можете просто вибрати Вкладка на клавіатурі, щоб перейти до наступного поля.

Після натискання кнопки Вкладка в останньому полі, він збереже останній запис, який ви редагували, до таблиці та перемістить до наступного порожнього запису. Використовуйте нову форму введення Access, щоб ввести кілька записів у свою таблицю. Ви побачите, що просто ввівши дані форми та натиснувши вкладку, ви можете швидко ввести багато записів у таблицю без особливих зусиль.

Як бачите, введення даних за допомогою форми введення Access набагато швидше, ніж спроба ввести дані безпосередньо в таблицю Access.

Зміна даних таблиці

Окрім додавання нових даних до таблиці, форма введення Access дозволяє вам також змінювати дані, які вже є в таблиці. Ось як це працює:

1. Прокручуйте записи вперед і назад за допомогою < або > піктограм або за допомогою Пошук поле для пошуку даних у будь-якому полі таблиці.

   

2. Виберіть Зберегти у групі Записи в головному меню. Або ви можете натиснути вкладку в останньому полі форми. Будь-який із цих варіантів збереже ваші зміни.

3. Використовувати > значок із зіркою праворуч від нього, щоб негайно перейти, щоб ввести новий запис, незалежно від того, який запис ви переглядаєте.

   

4. Коли у вас буде достатньо даних, ви можете почати додавати та пов’язувати нові таблиці та створювати корисні звіти.

Microsoft Access – це дуже потужний інструмент для відстеження всього, від особистої бібліотеки книг до всього вашого малого бізнесу. Форми дають вам набагато простіший доступ до всіх даних, які ви зберігаєте у своїх таблицях Access.