Skip to content

Створення та використання шаблонів електронної пошти в Outlook

29 de Червень de 2021

Коли ви часто надсилаєте дуже схожі електронні листи, збережіть одне з цих повідомлень як шаблон повідомлення спочатку в Outlook. Потім, замість створення електронного листа з нуля, почніть із шаблону та налаштуйте його відповідно до одержувача електронної пошти. Ви заощадите час і станете ефективнішими при виконанні своїх завдань електронною поштою. Інструкції в цій статті стосуються Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; та Outlook для Microsoft 365.

Створіть шаблон електронної пошти (для нових повідомлень) в Outlook

Щоб зберегти повідомлення як шаблон у програмі Outlook:

  1. Створіть нове повідомлення електронної пошти. Виберіть Додому > Нова електронна пошта, або натисніть Ctrl + N.

  2. Введіть тему якщо ви хочете використовувати його для вашого шаблону повідомлення.

    Додавання рядка теми до електронного листа в Outlook.

    Ви можете зберегти шаблон електронної пошти без теми за замовчуванням в Outlook.

  3. Введіть текст, зображення та інші елементи, які потрібно відобразити в шаблоні електронного повідомлення.

    Введення тексту в тіло електронного листа в Outlook.

    Видаліть підписи, якщо ви налаштували Outlook на автоматичне додавання підпису під час створення нового повідомлення.

  4. Після налаштування шаблону електронної пошти виберіть Файл > Зберегти як. У програмі Outlook 2007 виберіть Офіс Кнопка > Зберегти як.

    Параметри файлів у програмі Outlook.

  5. Введіть ім’я файлу.

  6. Виберіть Зберегти як тип стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблон Outlook (* .oft). У програмі Outlook 2007 виберіть Зберегти як тип стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблон Outlook.

    Збереження електронного листа як шаблону в Outlook.

  7. Виберіть Зберегти.

  8. Закрийте оригінальний електронний лист.

Складіть електронний лист за допомогою шаблону в Outlook

Щоб написати нове повідомлення (див. Відповіді нижче) за допомогою шаблону повідомлення в Outlook:

  1. Виберіть Додому вкладку, а потім виберіть Нові предмети > Більше предметів > Оберіть форму. У програмі Outlook 2007 виберіть Інструменти > Форми > Оберіть форму.

    Вибір форми для нового електронного листа в Outlook.

  2. В Оберіть форму діалоговому вікні, виберіть Заглядати стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблони користувачів у файловій системі.

    Вибір новоствореного шаблону в Outlook.

  3. Виберіть шаблон, який ви хочете використовувати.

    Вибір шаблону для нового електронного листа в Outlook.

  4. Виберіть відчинено.

Створіть простий шаблон електронної пошти для швидких відповідей в Outlook

Щоб налаштувати шаблон для відповідей в Outlook:

  1. Виберіть Додому вкладку.

  2. В Швидкі кроки групу, виберіть Створити новий.

    Вибравши опцію Створити нову під швидкими кроками в Outlook.

  3. В Ім’я текстове поле, введіть описову назву для шаблону відповіді.

    Редагування швидкого кроку в Outlook.

  4. Виберіть Виберіть дію стрілка спадного меню.

    Вибір дії для швидкого кроку в Outlook.

  5. В Відповідь розділ, виберіть Відповісти.

    Вибір дії відповіді для швидких кроків в Outlook.

    Щоб створити простий шаблон для нових повідомлень, які містять одержувача за замовчуванням, виберіть Нове повідомлення.

  6. Виберіть Показати параметри.

    Додаткові опції для швидких кроків в Outlook.

  7. В Текст текстове поле, введіть повідомлення для відповіді. Включіть підпис.

  8. Виберіть Важливість стрілка спадного меню і виберіть Звичайний щоб ваша відповідь виходила із звичайною важливістю незалежно від рівня оригінального повідомлення.

    Вибір рівня важливості швидкого кроку в Outlook.

  9. За бажанням виберіть Автоматично надсилати через 1 хвилину затримки. Повідомлення автоматично надходить у папку “Вихідні” та залишається в папці “Вихідні” 1 хвилину. Протягом цього часу ви можете видалити його або внести зміни.

    Вибір автоматичного надсилання повідомлення за 1 хвилину в Outlook.

  10. Щоб додати подальші дії, виберіть Додати дію. Наприклад, додайте дію з переміщенням оригінального повідомлення до вашої папки архіву або додайте дію, щоб класифікувати його кольором, щоб ідентифікувати повідомлення, які отримали шаблонну відповідь.

    Додавання додаткової дії за допомогою швидких кроків у програмі Outlook.

  11. Щоб додати комбінацію клавіш для дії, виберіть Клавіша швидкого доступу стрілка спадного меню, а потім виберіть ярлик.

    Вибір комбінації клавіш для швидкого кроку в Outlook.

  12. Виберіть Зберегти. У програмі Outlook 2019 виберіть Готово.

Швидко відповідайте на електронну пошту, використовуючи шаблон швидкої відповіді в Outlook

Щоб надіслати відповідь із заздалегідь визначеним шаблоном Швидкий крок:

  1. Виберіть повідомлення, на яке Ви хочете відповісти. Або відкрийте повідомлення в області читання або в окремому вікні.

  2. Якщо повідомлення відображається на панелі читання, виберіть Додому вкладку. Якщо повідомлення з’являється в окремому вікні, виберіть повідомлення вкладку.

    Відкритий електронний лист у програмі Outlook.

  3. В Швидкі кроки групу, виберіть швидкий крок шаблону відповіді. Якщо ви визначили комбінацію клавіш для дії, натисніть відповідні клавіші клавіатури.

    Вибір відповіді на швидкі кроки в Outlook.

  4. За потреби внесіть зміни в електронний лист, а потім виберіть Надіслати.

    Повідомлення було надіслано швидкими кроками в Outlook.