Коли ви часто надсилаєте дуже схожі електронні листи, збережіть одне з цих повідомлень як шаблон повідомлення спочатку в Outlook. Потім, замість створення електронного листа з нуля, почніть із шаблону та налаштуйте його відповідно до одержувача електронної пошти. Ви заощадите час і станете ефективнішими при виконанні своїх завдань електронною поштою. Інструкції в цій статті стосуються Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; та Outlook для Microsoft 365.
Змістовий покажчик
Створіть шаблон електронної пошти (для нових повідомлень) в Outlook
Щоб зберегти повідомлення як шаблон у програмі Outlook:
-
Створіть нове повідомлення електронної пошти. Виберіть Додому > Нова електронна пошта, або натисніть Ctrl + N.
-
Введіть тему якщо ви хочете використовувати його для вашого шаблону повідомлення.
Ви можете зберегти шаблон електронної пошти без теми за замовчуванням в Outlook.
-
Введіть текст, зображення та інші елементи, які потрібно відобразити в шаблоні електронного повідомлення.
Видаліть підписи, якщо ви налаштували Outlook на автоматичне додавання підпису під час створення нового повідомлення.
-
Після налаштування шаблону електронної пошти виберіть Файл > Зберегти як. У програмі Outlook 2007 виберіть Офіс Кнопка > Зберегти як.
-
Введіть ім’я файлу.
-
Виберіть Зберегти як тип стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблон Outlook (* .oft). У програмі Outlook 2007 виберіть Зберегти як тип стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблон Outlook.
-
Виберіть Зберегти.
-
Закрийте оригінальний електронний лист.
Складіть електронний лист за допомогою шаблону в Outlook
Щоб написати нове повідомлення (див. Відповіді нижче) за допомогою шаблону повідомлення в Outlook:
-
Виберіть Додому вкладку, а потім виберіть Нові предмети > Більше предметів > Оберіть форму. У програмі Outlook 2007 виберіть Інструменти > Форми > Оберіть форму.
-
В Оберіть форму діалоговому вікні, виберіть Заглядати стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблони користувачів у файловій системі.
-
Виберіть шаблон, який ви хочете використовувати.
-
Виберіть відчинено.
Створіть простий шаблон електронної пошти для швидких відповідей в Outlook
Щоб налаштувати шаблон для відповідей в Outlook:
-
Виберіть Додому вкладку.
-
В Швидкі кроки групу, виберіть Створити новий.
-
В Ім’я текстове поле, введіть описову назву для шаблону відповіді.
-
Виберіть Виберіть дію стрілка спадного меню.
-
В Відповідь розділ, виберіть Відповісти.
Щоб створити простий шаблон для нових повідомлень, які містять одержувача за замовчуванням, виберіть Нове повідомлення.
-
Виберіть Показати параметри.
-
В Текст текстове поле, введіть повідомлення для відповіді. Включіть підпис.
-
Виберіть Важливість стрілка спадного меню і виберіть Звичайний щоб ваша відповідь виходила із звичайною важливістю незалежно від рівня оригінального повідомлення.
-
За бажанням виберіть Автоматично надсилати через 1 хвилину затримки. Повідомлення автоматично надходить у папку «Вихідні» та залишається в папці «Вихідні» 1 хвилину. Протягом цього часу ви можете видалити його або внести зміни.
-
Щоб додати подальші дії, виберіть Додати дію. Наприклад, додайте дію з переміщенням оригінального повідомлення до вашої папки архіву або додайте дію, щоб класифікувати його кольором, щоб ідентифікувати повідомлення, які отримали шаблонну відповідь.
-
Щоб додати комбінацію клавіш для дії, виберіть Клавіша швидкого доступу стрілка спадного меню, а потім виберіть ярлик.
-
Виберіть Зберегти. У програмі Outlook 2019 виберіть Готово.
Швидко відповідайте на електронну пошту, використовуючи шаблон швидкої відповіді в Outlook
Щоб надіслати відповідь із заздалегідь визначеним шаблоном Швидкий крок:
-
Виберіть повідомлення, на яке Ви хочете відповісти. Або відкрийте повідомлення в області читання або в окремому вікні.
-
Якщо повідомлення відображається на панелі читання, виберіть Додому вкладку. Якщо повідомлення з’являється в окремому вікні, виберіть повідомлення вкладку.
-
В Швидкі кроки групу, виберіть швидкий крок шаблону відповіді. Якщо ви визначили комбінацію клавіш для дії, натисніть відповідні клавіші клавіатури.
-
За потреби внесіть зміни в електронний лист, а потім виберіть Надіслати.
