Saltar al contenido

Як встановити автоматичні відповіді в Outlook

6 de abril de 2021

Змістовий покажчик

Що знати

  • Обліковий запис без обміну: створіть новий шаблон повідомлення електронної пошти, а потім створіть правило, щоб надіслати автоматичну відповідь.
  • Обмінний рахунок: Файл > Інформація > Автоматичні відповіді > Надіслати автоматичні відповіді > написати повідомлення> вибрати час початку та кінця> добре.
  • На Outlook.com: Налаштування > Переглянути всі налаштування Outlook > Пошта > Автоматичні відповіді > Увімкніть автоматичні відповіді > скласти> Зберегти.

У цій статті пояснюється, як створити повідомлення про відсутність відповіді для Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook для Microsoft 365 та Outlook.com, залежно від типу облікового запису, який ви використовуєте. Тут також пояснюється, як визначити, чи є у вас обліковий запис Exchange.

Як встановити автоматичні відповіді в Outlook

Ефективна автоматична відповідь поза офісом у програмі Outlook гарантує, що, поки вас немає, люди знають, що ви недоступні, коли повернетесь, і що їм робити, якщо у них виникає проблема, яка потребує негайної уваги. Налаштування відповіді про відсутність в офісі в Outlook відрізняється залежно від того, чи знаходиться ваш обліковий запис електронної пошти на сервері Microsoft Exchange, чи є обліковим записом електронної пошти IMAP або POP (наприклад, звичайні служби електронної пошти, такі як Gmail, Yahoo Mail та інші).

Як визначити, чи є у вас обмінний рахунок

Якщо ви не впевнені, чи використовуєте Ви Outlook з обліковим записом Exchange, загляньте в рядок стану внизу вікна Outlook. Якщо ви використовуєте обліковий запис Exchange, у рядку стану ви побачите Підключено до: Microsoft Exchange.

Створіть шаблон електронної пошти з автоматичною відповіддю

Щоб налаштувати автоматичну відповідь в Outlook для облікового запису електронної пошти IMAP або POP (для Exchange див. Нижче), використовуйте функцію правил Outlook. Почніть із створення шаблону електронної пошти для електронної пошти з автоматичною відповіддю, яка буде надіслана одержувачам, поки вас немає.

  1. Виберіть Нова електронна пошта.

    Кнопка

  2. Введіть Тема для електронного листа та тексту повідомлення, що повідомляє одержувачу, що ви недоступні. Повідомте одержувачам, коли вони можуть очікувати від вас особистої відповіді, і пам’ятайте, скільки інформації ви розкриваєте в автоматичній відповіді, оскільки розкриття забагато інформації може становити ризик.

  3. Коли ви закінчите складати повідомлення з автоматичною відповіддю, виберіть Файл.

    Меню файлів у програмі Outlook

  4. Виберіть Зберегти як.

    Параметр Зберегти як у діалоговому вікні файлу Outlook

  5. Виберіть Зберегти як тип стрілка спадного меню і виберіть Шаблон Outlook.

    Тип файлу шаблону Outlook у програмі Outlook

  6. Outlook використовує тему шаблону за замовчуванням як ім’я в Назва файлу текстове вікно. Змініть це на все, що вам подобається, що дозволяє вам знати, що це ваш файл шаблону електронної пошти, який не працює.

  7. Виберіть Зберегти.

    Кнопка збереження в шаблонах для Outlook

  8. Закрийте вікно повідомлення.

Створіть правило автоматичної відповіді поза офісом

Наступним кроком для облікових записів електронної пошти IMAP або POP є налаштування правила Outlook. Це правило надішле відповідь із використанням шаблону, який ви створили в попередньому розділі.

  1. Виберіть Файл > Інформація.

    Екран відомостей про обліковий запис Outlook 2016

  2. Виберіть Керування правилами та сповіщеннями.

    Вибрано кнопку керування правилами та сповіщеннями в Outlook 2016

  3. Виберіть Правила електронної пошти вкладку.

    Вибрано вкладку Правила електронної пошти Outlook 2016

  4. Під Застосувати зміни до цієї папки, виберіть обліковий запис електронної пошти, для якого ви створюєте автоматичну відповідь. Пізніше у вас буде можливість застосувати нове правило до всіх облікових записів.

  5. Виберіть Нове правило.

    Кнопка нового правила Outlook 2016

  6. В Почніть з пустого правила розділ, виберіть Застосувати правило щодо повідомлень, які я отримую.

    Порожній розділ правила Outlook 2016 із вибраним параметром "Застосувати правило до повідомлень, які я отримую"

  7. Виберіть Далі.

  8. Під Крок 1: Виберіть умову, виберіть Де моє ім’я в полі Кому прапорець. Правило автоматичної відповіді відповідає на всю вхідну пошту, якщо зняти всі прапорці щодо умов.

    Майстер правил Outlook 2016, Крок 1 із вибраним умовою "Де моє ім’я в полі Кому або Копія"

  9. Виберіть Далі.

  10. Під Крок 1: Вибір дії, виберіть відповідь, використовуючи певний шаблон прапорець.

    Вибрано дію майстра правил Outlook 2016 "відповісти за допомогою певного шаблону"

  11. Під Крок 2: Редагуйте опис правила (клацніть підкреслене значення), виберіть a конкретний шаблон посилання.

    Вікно майстра правил Outlook 2016 із посиланням "певний шаблон"

  12. Виберіть Заглядати стрілка спадного меню, а потім виберіть Шаблони користувачів у файловій системі.

    Outlook 2016 Виберіть вікно шаблону відповіді з вибраним випадаючим елементом "Шаблони користувачів у файловій системі"

  13. Виділіть створений вами шаблон.

    Outlook 2016 Виберіть вікно шаблону відповіді з вибраним шаблоном поза офісом

  14. Виберіть відчинено.

  15. В Майстер правил діалоговому вікні, виберіть Далі.

  16. Під Крок 1: Виберіть винятки, виберіть за винятком випадків, коли це автоматична відповідь прапорець.

    Майстер правил Outlook 2016 "вибрано виняток" за винятком випадків, коли це автоматична відповідь "

  17. Виберіть Далі.

  18. Під Крок 1: Вкажіть назву цього правила, введіть ім’я для правила автоматичної відповіді.

  19. Під Крок 2: Параметри правила встановлення, виберіть Увімкніть це правило прапорець, якщо ви хочете активувати автоматичну відповідь. Якщо ви не хочете, щоб автоматична відповідь була активною зараз, зніміть прапорець. Якщо у вас є кілька облікових записів електронної пошти, в яких ви хочете використовувати цю автоматичну відповідь, виберіть Створіть це правило для всіх облікових записів прапорець.

  20. Виберіть Готово.

  21. В Правила та попередження діалоговому вікні, виберіть добре.

Outlook надсилає автоматичну відповідь на адресу кожного електронного листа, отриманого один раз за сеанс; друга автоматична відповідь надсилається після закриття та повторного відкриття Outlook.

Як увімкнути та вимкнути автоматичні відповіді для облікових записів електронної пошти IMAP та POP

Для облікових записів електронної пошти IMAP та POP увімкніть автоматичну відповідь, коли вам це потрібно. Йти до Файл > Керування правилами та сповіщеннями > Правила електронної пошти, встановіть прапорець біля правила автоматичного реагування, а потім виберіть добре. Щоб вимкнути автовідповідач, зніміть прапорець, а потім виберіть добре.

Автоматичні відповіді для облікових записів Microsoft Exchange

Якщо ваш обліковий запис електронної пошти – це обліковий запис Microsoft Exchange (ви можете налаштувати обліковий запис Outlook.com як обліковий запис Exchange у Outlook), ви можете налаштувати автоматичну відповідь поза офісом безпосередньо на сервері. Виконайте ці дії для Outlook 2019, 2016 та Outlook для Microsoft 365.

  1. Виберіть Файл > Інформація.

  2. Виберіть Автоматичні відповіді.

    Інформаційний екран Outlook 2016 із вибраним Автоматичні відповіді

  3. Виберіть Надіслати автоматичні відповіді. Складіть повідомлення з автоматичною відповіддю у текстовому полі. Щоб вимкнути автоматичну відповідь, перейдіть до Автоматичні відповіді діалоговому вікні та виберіть Не надсилати автоматичні відповіді. Автовідповіді більше не надсилаються.

  4. За бажанням, сі тимчасові рамки, протягом яких ви хочете, щоб автовідповідь була активною. Виберіть Надсилати лише протягом цього періоду часу прапорець. Потім встановіть Час початку і Час закінчення. Лише повідомлення, отримані протягом цього діапазону, отримають автоматичну відповідь.

  5. Якщо ви працюєте в компанії чи організації, у вас можуть бути додаткові опції для автоматичних відповідей:

    • Всередині моєї організації: Це повідомлення надсилається повідомленням, отриманим від інших осіб тієї самої компанії чи організації, що і ви.
    • Поза моєю організацією: Повідомлення надсилається людям за межами вашої організації. Виберіть Автовідповідь людям, які не входять до моєї організації прапорець.

    Автоматичні відповіді пов’язані з ризиками безпеки.

  6. Виберіть добре.

Засоби автоматичного реагування на Outlook та надбудови

Замість того, щоб налаштовувати правило в Outlook вручну, використовуйте надбудову, як-от Mail Responder для Outlook, або такі інструменти, як Email Responder (FreeBusy) або Auto Reply Manager. Ці інструменти розумно надсилають лише необхідні відповіді поза офісом. Щоб централізовано підтримувати відповіді поза офісом на сервері Exchange (включаючи шаблони з полями, об’єднаними з Active Directory), спробуйте Symprex Out-of-Office Manager.

Як увімкнути автоматичні відповіді на Outlook.com

Увімкнення автоматичних відповідей на Outlook.com – це простий процес. Ця функція не пропонує стільки опцій, скільки програмне забезпечення Outlook, але вона проста у використанні.

  1. На сторінці пошти Outlook.com виберіть Налаштування > Переглянути всі налаштування Outlook.

    Налаштування Outlook.com та Перегляд усіх вибраних налаштувань Outlook

  2. Виберіть Пошта > Автоматичні відповіді.

    Вибрано Налаштування та автоматичні відповіді Outlook.com

  3. Увімкніть Увімкніть автоматичні відповіді перемикання. Щоб вимкнути автоматичні відповіді, вимкніть Автоматичні відповіді на перемикання.

    Outlook.com активовано перемикач "Автоматичні відповіді на"

  4. Необов’язково: Виберіть Надсилати відповіді лише протягом певного періоду прапорець. Вкажіть Час початку і Час закінчення. Автоматичні відповіді надсилаються лише протягом цього періоду.

  5. Введіть повідомлення, яке потрібно надіслати, коли ввімкнено автоматичну відповідь.

    Введено повідомлення автоматичної відповіді Outlook.com

  6. За бажанням виберіть Надсилати відповіді лише контактам прапорець, щоб надсилати автоматичні відповіді лише людям та адресам електронної пошти у ваших контактах Outlook.com.

  7. Виберіть Зберегти.