Saltar al contenido

Як користуватися календарем Microsoft Teams

4 de mayo de 2021

Microsoft Teams пропонує різноманітні інструменти для підвищення продуктивності та поліпшення спілкування між працівниками за допомогою текстового чату, голосових та відеодзвінків, функціональності спільного використання файлів, онлайн-змінних записів та спільних календарів. Функція спільного календаря Microsoft Teams дозволяє учасникам груп створювати наради безпосередньо в програмі Teams, вказувати деталі та додавати інших учасників, щоб вони не лише отримували повідомлення про подію, але й додавали їх до свого синхронізованого календаря Microsoft Teams. Ця стаття стосується додатків Microsoft Teams на пристроях Windows 10, iOS та Android на додаток до веб-версії.

Змістовий покажчик

Як працюють календарі Microsoft Teams

Microsoft Teams – це інструмент співпраці, розроблений для організацій чи груп, і, таким чином, структурований з урахуванням групи чи команди. Можливо, ви зможете увійти до групи Microsoft Teams за допомогою звичайної електронної пошти, але частіше за все вам призначається корпоративна електронна адреса, яку ви використовуєте для доступу до Teams та інших пов’язаних програм та служб Microsoft 365. Додаток Microsoft Teams має один основний календар, призначений всій вашій групі чи організації. Учасники групи можуть додавати до цього календаря наради або події, які автоматично відображаються в календарі для інших членів. Окремих людей також можна додавати до календарних подій або нарад, якщо вони потребують участі. Технічно вбудований (або за замовчуванням) календар називається груповим календарем, тоді як зовнішні календарі, якими спільно користуються Microsoft Teams, є спільними календарями. Однак ці терміни часто змішуються, і різниця між ними стирається. Рекомендується посилатися на календарі в Microsoft Teams під унікальними іменами, а не використовувати спільні або групові терміни, щоб уникнути плутанини. Календарі також можуть обмінюватися в Microsoft Teams з Outlook або інших служб планування, таких як Google Calendar.

Як створити подію спільного календаря Microsoft Teams

Ось процес створення події, яку називають збором у Microsoft Teams, до якого можна поділитися з іншими учасниками групи та автоматично додати до календаря групи. У цьому прикладі використовується програма Windows 10 Microsoft Teams, але ці інструкції та використані меню ідентичні для всіх інших версій.

  1. Відкрийте програму Microsoft Teams.

  2. Виберіть Календар.

  3. Клацніть Нова зустріч.

    Додаток Microsoft Teams із виділеною Новою зустріччю

  4. У спадному меню у верхній частині екрана виберіть відповідний часовий пояс.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним часовим поясом

    Вам не потрібно турбуватися про те, в якому часовому поясі перебувають члени вашої команди, оскільки час вашої зустрічі автоматично підлаштовується під них.

  5. Введіть ім’я для вашої зустрічі в Додайте поле заголовка.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним полем

  6. В Додайте необхідних учасників поле, введіть імена людей, яких потрібно повідомити про подію. Після того, як ви почнете вводити текст, імена повинні автоматично з’явитися для вас, щоб їх вибрати.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним Додати необхідних учасників

    Якщо ви хочете поділитися цією подією календаря з людьми, які не входять до вашої групи Microsoft Teams, або, можливо, навіть не використовують Microsoft Teams, ви можете зробити це, ввівши повну адресу електронної пошти замість їх імені. Клацніть Необов’язково додати учасників групи, яких ви хочете знати про зустріч, але не обов’язково відвідувати. Після створення наради всім запрошеним сторонам буде надіслано запрошення на відповідну електронну адресу.

  7. Далі вкажіть час початку та закінчення вашої зустрічі.

    Додаток Microsoft Teams із виділеними полями дати та часу

  8. Клацніть Не повторюється відкрити меню та зробити зустріч регулярною подією, якщо вона повинна повторюватися. Наприклад, ви можете захотіти проводити цю саму зустріч щодня по тижнях, щотижня або раз на місяць.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним не повторюється

  9. Клацніть Додати канал якщо ваша зустріч стосується певної категорії в рамках налаштування Microsoft Teams вашої компанії. Наприклад, ви можете розмістити його в каналі менеджерів, щоб лише ті члени команди, які використовують цей канал, знали, що відбувається зустріч.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним каналом Додати

    За бажанням ви можете залишити багато з цих полів порожніми.

  10. Далі йде Додати місце поле. Незважаючи на свою назву, це насправді не для зазначення фізичного місцезнаходження. Натомість це для вибору підключеної системи кімнати з підтримкою Microsoft Teams або пристрою телефонної конференції. Якщо ваша компанія не використовує такі пристрої, вам не потрібно турбуватися про заповнення цього поля.

    Канал Microsoft Teams із виділеним Додати місце

  11. У великому полі внизу екрана введіть деталі для наради, введіть опис наради, порядок денний наради або повідомлення учасникам.

    Додаток Microsoft Teams, що відображає розділ про деталі зустрічі

  12. Нарешті, клацніть Надіслати. Це додасть подію до вашого календаря Microsoft Teams і запросить тих, кого ви додали. Після того, як вони відповідуть, подія буде автоматично додана до їх календарів.

    Додаток Microsoft Teams із виділеним Send

    Якщо ви нікого не додали до події, вам буде показано Зберегти замість цього. Це просто збереже подію у вашому особистому календарі Microsoft Teams.

Що робить помічник з планування Microsoft Teams?

Параметр «Помічник планування», який відображається під час створення зустрічі в Microsoft Teams на комп’ютері, є альтернативним способом створення або редагування події. Він використовує більш наочний користувальницький інтерфейс, який відображає параметри в лівій частині екрана та дозволяє вибрати час за допомогою миші, який автоматично вносить зміни за розкладом.

Додаток Microsoft Teams у Windows 10.

Справжньою перевагою асистента планування є те, як він відображає всі розклади членів групи. Це дозволяє легко зрозуміти, який час і дні доступні для всіх, і усуває клопоти про необхідність запитувати членів групи, який час найкраще їм підходить. Розклади відображатимуться в Асистенті планування лише в тому випадку, якщо вони були введені в Microsoft Teams адміністратором чи іншими користувачами. Якщо ваша організація не використовує Microsoft Teams для управління розкладами, ця функція не буде корисною. Асистент планування Microsoft Teams – це абсолютно необов’язковий інструмент, хоча деякі можуть віддавати перевагу йому перед варіантом створення засідань за замовчуванням.

Як прийняти запрошення календаря Microsoft Teams

Після того, як вас додали до зустрічі в календарі Microsoft Teams, ви майже негайно отримаєте запрошення електронною поштою.

Посилання для приєднання до зустрічі Microsoft Teams

Отримавши цей електронний лист, клацніть на посилання Приєднатися до зустрічі Microsoft Teams, щоб прийняти запрошення. Відкриється програма Microsoft Teams і додасть вас до події. Якщо у вас не встановлено Microsoft Teams, вам буде запропоновано встановити його. Якщо ви не отримали запрошення, зверніться до творця події, щоб переконатися, що він використав правильну адресу електронної пошти. Ви також можете перевірити папку зі спамом чи небажаною поштою. Деякі служби електронної пошти можуть попросити вас додати ці події Microsoft Teams до власної системи календаря. Ви можете зробити це, якщо хочете, але все одно вам потрібно буде натиснути на текстове посилання в електронному листі, щоб прийняти запрошення.

Як користуватися командами Outlook для створення та спільного використання подій

Для використання Microsoft Teams потрібен обліковий запис Microsoft. Зазвичай ваша компанія або організація надає вам новий обліковий запис Microsoft, який можна використовувати для доступу до команд Microsoft та різноманітних інших служб Microsoft Office. Електронну пошту, пов’язану з цим обліковим записом Microsoft, можна використовувати для входу в Outlook, і оскільки цей обліковий запис також використовується для доступу до Teams, календарні наради можна створювати в Outlook і автоматично синхронізувати з Microsoft Teams. Щоб це працювало, потрібно використовувати той самий обліковий запис Microsoft для Outlook і Microsoft Teams. Наприклад, ви не можете використовувати свій особистий обліковий запис електронної пошти Outlook для створення події для робочого календаря Microsoft Teams. Це можна зробити як за допомогою програм Outlook, так і за допомогою веб-інтерфейсу, і весь процес майже ідентичний тому, як ви б провели зустріч у Microsoft Teams, як показано вище. Щоб отримати доступ до календаря в програмі Outlook, просто натисніть Календар внизу лівого меню. Коли календар відкрито, натисніть день, щоб розпочати процес створення події.

Створення події календаря в Outlook для Інтернету.

Якщо ви хочете, щоб подія, зроблена в Outlook, реєструвалася в Teams, вам потрібно активувати перемикач поруч Зустріч команд, які можна знайти поряд з Шукайте кімнату чи місце текст. Якщо цього не зробити, функція спільного календаря Microsoft Teams не активується, і подія буде просто основною подією у вашому розкладі календаря Outlook.

Повзунок зустрічей команд у програмі Outlook

Як поділитися іншим календарем у командах Microsoft

Хоча Microsoft Teams має власну вбудовану функцію календаря, також можна імпортувати додаткові календарі з Outlook, Google або будь-якої іншої служби планування, яка надає спільну веб-адресу для своїх календарів. Це може бути корисно, якщо ваша команда використовує інший додаток або послугу для управління подіями поза екосистемою Microsoft Office. У цьому прикладі використовується Google Calendar, але процес ідентичний для інших таких служб.

  1. Відкрийте Google Calendar у веб-браузері, як зазвичай.

  2. Наведіть курсор миші на назву календаря, щоб три крапки з’явилися праворуч від його імені. Клацніть на три крапки щоб відкрити меню.

    Календар Google в Інтернеті

  3. Клацніть Налаштування.

    Виділено налаштування Календаря Google на веб-сайті

  4. Клацніть на веб-адресу в розділі Загальнодоступна URL-адреса цього календаря та натисніть Ctrl + V скопіювати в буфер обміну.

    Google в Інтернеті із виділеною загальнодоступною URL-адресою цього календаря

  5. Відкрийте Microsoft Teams і перейдіть до групи або чату, до якого ви хочете додати календар.

    Додавання календаря до команд Microsoft у Windows 10

  6. Клацніть на + символ у верхній частині екрана.

    Додавання календаря до команд Microsoft у Windows 10

  7. Клацніть Веб-сайт.

    Додавання календаря до команд Microsoft у Windows 10

  8. Вставте адресу календаря в URL поле.

    Додавання календаря до команд Microsoft у Windows 10

    Ви також можете додати власне ім’я, ввівши в Назва вкладки і виберіть, чи хочете ви попередити групу про додавання календаря, встановивши прапорець поруч Публікуйте на каналі про цю вкладку.

  9. Клацніть Зберегти.

    Додавання календаря до команд Microsoft у Windows 10.

    Тепер ваш календар буде спільним для Microsoft Teams і буде доступний для перегляду всім на цій новій спеціальній вкладці.

Як редагувати зустріч команд Microsoft

Щоб відредагувати зустріч Microsoft Teams, яку ви створили або до якої ви мали доступ, все, що вам потрібно зробити, це натиснути на неї з календаря в програмі Microsoft Teams та внести зміни у відповідні поля. Ви можете додавати або видаляти учасників, змінювати час або місце, а також редагувати назву та опис події. Просто не забудьте натиснути Надіслати оновлення коли закінчите, щоб зберегти зміни.

Надіслати оновлення, виділене в програмі Microsoft Teams

Якщо зміни не відображаються для вас або членів вашої команди, спробуйте повністю закрити програму, а потім знову відкрити її. Ви також можете редагувати події Teams в Outlook, відкривши подію в календарі, а потім клацнувши Редагувати.

Редагування події Microsoft Teams в Outlook для Інтернету