В епоху, коли скорочуються бюджети на події та зростає широкосмуговий доступ до Інтернету, веб-семінари стають все більш популярними. Вебінари – це веб-семінари, які зазвичай включають понад 30 учасників і використовуються для проведення презентацій, семінарів, лекцій та масштабних зустрічей. Оскільки веб-семінари проводяться в Інтернеті, вони дозволяють компаніям економити гроші на поїздках, громадському харчуванні та місцях проведення заходів, – все це витрати, які зазвичай пов’язані з особистими семінарами. Однак через велику відвідуваність веб-семінари потребують ретельного планування, щоб досягти успіху. Ось чому тим, хто планує проведення вебінару, потрібно не поспішати, щоб переконатися, що вони належним чином пройшли всі необхідні кроки, які забезпечать успіх вебінару. Щоб допомогти вам організувати ваш вебінар, ми виділили найважливіші кроки, які вам потрібно зробити нижче.
Змістовий покажчик
Виберіть дату заздалегідь
Перше, що ви повинні зробити, плануючи вебінар або серію вебінарів, це заздалегідь посилатися на календар свят та подій. Майте на увазі, що ви запросите кількох людей із напруженим графіком, тому повідомте їм достатньо повідомлень, щоб приділити час для вашого вебінару. Наприклад, тиждень перед різдвяною канікулою може бути надзвичайно насиченим, оскільки люди намагаються зв’язати всі свої вільні кінці перед тим, як поїхати у відпустку. Ретельно продумавши вибрані дати, ви зможете забезпечити максимальну відвідуваність.
Переконайтеся, що у вас є час
Враховуйте різниці часових поясів; якщо ви перебуваєте на західному узбережжі, але також запрошуєте учасників зі східного узбережжя (і навпаки), не плануйте вебінар, коли ваші учасники будуть поза офісом. Крім того, не плануйте свій вебінар занадто близько до кінця дня – саме тоді ваші учасники захочуть завершити роботу і подивитися, що їм ще потрібно зробити, щоб повернутися додому вчасно. Якщо ви запрошуєте людей з інших країн, або виберіть час, який, як правило, може працювати для всіх учасників (що трапляється рідко), або плануйте провести свій вебінар кілька разів, щоб врахувати різні часові пояси.
Виберіть свій Інструмент вебінару
Більшість інструментів для онлайн-зустрічей мають опції вебінару, вам просто потрібно вибрати план, який відповідає кількості учасників, яких ви очікуєте запросити. Перевірте різні доступні інструменти та оберіть той із функціями та функціональністю, який вам найбільше підходить. Залежно від виду вебінару, який ви будете представляти, можливо, вам доведеться легко переключатися між спікерами або записувати вебінар для публікації в Інтернеті. Дослідіть усі функції кількох різних інструментів, і ви напевно знайдете ідеальне програмне забезпечення для Вашого випадку. Переконайтесь, що після того, як ви вибрали інструмент, ваш постачальник готовий навчити вас, щоб ви могли максимально використати свій вебінар.
Потренуйтесь у проведенні вебінару
Будучи організатором, ви повинні будете забезпечити безперебійну роботу вебінару. Немає виправдань за те, що ви не знаєте, як переключатися між спікерами, брати участь в опитуванні або записувати вебінар, наприклад. Запросіть кількох колег допомогти вам кілька разів протестувати інструмент після навчання у постачальника. Також переконайтеся, що всі ваші ведучі знайомі з інструментом вебінару.
Розробіть порядок денний та запрошення
Перш ніж запросити свою аудиторію, ретельно налаштуйте свій вебінар. Подумайте, як довго триватиме ваш вебінар, та основні пункти, які ви хочете обговорити в тому порядку, в якому ви хотіли б їх обговорити. Також сплануйте сеанс запитань та відповідей, оскільки в кінці вашої презентації ваші учасники, ймовірно, матимуть кілька питань. Потім окресліть порядок денний у запрошенні. Це найпростіший спосіб для ваших учасників дізнатися, чи ваш вебінар буде для них актуальним. Запрошення повинно також містити посилання, яке дозволяє вашим учасникам підключитися до вебінару, а також номер виклику, якщо вони воліють слухати телефон.
Запросіть свою аудиторію
Подумайте добре, що ви хочете презентувати, і відповідно виберіть свій аудиторію. Обов’язково слідкуйте за своїми відповідями, щоб ви знали, хто відвідає ваш вебінар. Ретельно відстежуючи свій список учасників, ви зможете спланувати подальші дії.
Сплануйте свою презентацію
Майте на увазі, що найкращі онлайн-презентації наради є надзвичайно наочними та цікавими. Наприклад, якщо ви використовуєте PowerPoint, не набивайте слайди лише словами. Додайте фотографії, які мають відношення до того, що ви представляєте. Ви також можете використовувати відео та навіть онлайн-ігри, якщо це доречно, щоб оживити свою презентацію. Деякі планувальники веб-семінарів навіть надсилають матеріали до офісів учасників напередодні зустрічі. Навчіться мислити творчо, і ваш вебінар оживе.
Запишіть свій вебінар
Роблячи доступним запис вашого веб-семінару, ті, хто хотів би переглянути частину дискусії, або ті, хто не зміг цього зробити, змогли прослухати сказане у свій час. Якщо ви пов’язуєте свій вебінар із маркетинговою кампанією в Інтернеті, ви можете використовувати запис у будь-яких електронних листах, які ви надсилаєте, посилюючи своє повідомлення.
Слідувати
Як і в режимі онлайн-зустрічей, подальші дії на веб-семінарі надзвичайно важливі. Нагадайте своїм учасникам про те, що було обговорено, і проведіть опитування, щоб зібрати їх думки про те, як пройшов вебінар. Якщо ви плануєте черговий вебінар, який може зацікавити вашу аудиторію, обов’язково повідомте їм, коли вони можуть очікувати запрошення.
Перегляньте свій відгук
Завжди переглядайте будь-які відгуки, отримані вами на веб-семінарах. Ось як можна вдосконалити свої наступні. Зверніть особливу увагу на відгуки, що стосуються презентації, оскільки це становить серцевину вебінару.