Saltar al contenido

Як створити звіт у Excel

18 de julio de 2021

Змістовий покажчик

Що знати

  • Створення звіту за допомогою діаграм: Виберіть Вставити > Рекомендовані діаграми, потім виберіть той, який потрібно додати до аркуша звіту.
  • Створення звіту за допомогою зведених таблиць: Виберіть Вставити > Зведена таблиця. Виберіть діапазон даних, який потрібно проаналізувати, у полі Таблиця / Діапазон.
  • Друк: Перейти до Файл > Друк, змініть орієнтацію на Пейзаж, масштабування до Розмістити всі стовпці на одній сторінціта виберіть Роздрукувати цілу книгу.

У цій статті пояснюється, як створити звіт у Microsoft Excel, використовуючи такі ключові навички, як створення основних діаграм та таблиць, створення зведених таблиць та друк звіту. Інформація в цій статті стосується Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 та Excel для Mac.

Створення основних діаграм та таблиць для звіту Excel

Створення звітів, як правило, означає збір інформації та подання її всього на одному аркуші, який служить аркушем звіту для всієї інформації. Ці аркуші звітів повинні бути відформатовані так, щоб їх було також легко роздрукувати. Одним з найпоширеніших інструментів, які люди використовують у Excel для створення звітів, є інструменти діаграм та таблиць. Щоб створити діаграму на аркуші звіту Excel:

  1. Виберіть Вставити у меню та у групі діаграм виберіть тип діаграми, яку потрібно додати до аркуша звіту.

  2. У меню «Діаграма» в групі «Дані» виберіть Виберіть Дані.

    виберіть дані в Excel

  3. Виділіть аркуш із даними та виділіть усі комірки, що містять дані, які потрібно скласти на діаграмі (включайте заголовки).

    вибір даних у Excel

  4. Діаграма буде оновлена ​​у вашому аркуші звіту з даними. Заголовки будуть використовуватися для заповнення міток у двох осях.

    Вставка діаграм у звіт

  5. Повторіть наведені вище кроки, щоб створити нові діаграми та графіки, які належним чином відображають дані, які ви хочете відобразити у своєму звіті. Коли вам потрібно створити новий звіт, ви можете просто вставити нові дані в аркуші даних, і діаграми та графіки оновлюються автоматично.

    Знімок екрана вставки діаграм у звіт

    Існують різні способи складання звіту за допомогою Excel. Ви можете включити графіки та діаграми на ту саму сторінку, що і табличні (числові) дані, або ви можете створити кілька аркушів, щоб візуальна звітність знаходилася на одному аркуші, табличні дані – на іншому аркуші тощо.

Використання зведених таблиць для створення звіту з електронної таблиці Excel

Зведені таблиці – ще один потужний інструмент для створення звітів у Excel. Зведені таблиці допомагають глибше копатись у даних.

  1. Виберіть аркуш із даними, які потрібно проаналізувати. Виберіть Вставити > Зведена таблиця.

    вибір зведеної таблиці в Excel

  2. У діалоговому вікні Створення зведеної таблиці в полі Таблиця / Діапазон виберіть діапазон даних, який потрібно проаналізувати. У полі Розташування виберіть першу клітинку робочого аркуша, куди потрібно пройти аналіз. Виберіть гаразд закінчувати.

    Створіть діалог зведеної таблиці

  3. Це запустить процес створення зведеної таблиці на новому аркуші. У області полів зведеної таблиці першим вибраним полем буде поле посилання.

    вибір даних для аналізу у зведеній таблиці

    У цьому прикладі в цій зведеній таблиці відображатиметься інформація про трафік веб-сайту за місяцями. Отже, спочатку ви вибрали б Місяць.

  4. Далі перетягніть поля даних, для яких потрібно відображати дані, у область значень на панелі полів зведеної таблиці. Ви побачите дані, імпортовані з вихідного аркуша у вашу зведену таблицю.

    Знімок екрана аналізу зведеної таблиці в Excel

  5. Зведена таблиця порівнює всі дані для кількох елементів, додаючи їх (за замовчуванням). У цьому прикладі ви можете побачити, в яких місяцях було найбільше переглядів сторінок. Якщо ви хочете інший аналіз, просто виберіть стрілка спадного меню поруч із елементом на панелі Значення, а потім виберіть Параметри поля значення.

    Параметри поля значення у зведеній таблиці.

  6. У діалоговому вікні Параметри поля значення змініть тип обчислення на будь-який інший.

    зміна типу обчислення поля

  7. Це оновить дані зведеної таблиці відповідно. Використовуючи цей підхід, ви можете виконати будь-який аналіз, який вам подобається, вихідних даних та створити зведені діаграми, які відображають інформацію у вашому звіті у потрібний спосіб.

Як надрукувати звіт Excel

Ви можете створити надрукований звіт з усіх створених вами аркушів, але спочатку потрібно додати заголовки сторінок.

  1. Виберіть Вставити > Текст > Верхній та нижній колонтитули.

    вставка заголовка в Excel

  2. Введіть заголовок сторінки звіту, а потім відформатуйте його, щоб використовувати текст більший за звичайний. Повторіть цей процес для кожного аркуша звіту, який ви плануєте надрукувати.

    створення заголовка для сторінок звіту.

  3. Далі сховайте аркуші, які ви не хочете включати до звіту. Для цього клацніть правою кнопкою миші вкладку аркуша та виберіть Сховати.

    приховування вкладки аркуша в Excel

  4. Щоб надрукувати звіт, виберіть Файл > Друк. Змінити орієнтацію на Пейзажта масштабування до Розмістити всі стовпці на одній сторінці.

    друк звіту за допомогою Excel

  5. Виберіть Роздрукувати цілу книгу. Тепер, коли ви друкуєте звіт, лише окремі аркуші звітів будуть надруковані як окремі сторінки. Ви можете роздрукувати звіт на папері, або роздрукувати у форматі PDF та надіслати як вкладення електронного листа.