Як створити макроси в Microsoft Word

Макрос – це серія команд, яка записується, щоб його можна було відтворити (виконати) пізніше. Макроси чудово підходять для зменшення обсягу роботи, яку потрібно виконати на ряді кроків, які ви часто виконуєте. Ось як створити та протестувати макрос у Microsoft Word. Інструкції в цій статті стосуються Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 та Word 2010.

Навіщо використовувати макрос

За допомогою макросу ви можете отримати однакові результати, натискаючи команду, замість того, щоб проходити всі кроки. Деякі способи використання макросів для підвищення продуктивності включають:

• Вставте логотип та назву вашої компанії в певний шрифт.
• Вставте таблицю, яку потрібно регулярно створювати.
• Відформатуйте документ із певними характеристиками, наприклад, нумерацією сторінок та абзацами з подвійним інтервалом.

Створення та використання макросів – це навчена навичка, але отримана ефективність вартує зусиль.

Створіть макрос

У програмі Word понад 950 команд, більшість з яких знаходяться в меню та на панелях інструментів і їм призначені ярлики. Однак деякі з цих команд за замовчуванням не призначаються меню або панелям інструментів. Перш ніж створювати власний макрос Word, перевірте, чи існує він і чи може бути призначений на панель інструментів. Щоб переглянути команди, доступні у програмі Word, виконайте такі дії:

1. Виберіть Переглянути вкладку.

   

2. Вибирайте Макроси.

   

3. Виберіть Переглянути макроси. Або натисніть Alt + F8 клавіша швидкого доступу для доступу до Макроси діалогове вікно.

   

4. Виберіть Макроси в випадаючу стрілку і виберіть Команди Word.

   

5. В алфавітному списку назв команд виділіть ім’я, щоб відобразити опис команди внизу Макроси діалогове вікно під Опис етикетці.

   

Якщо команда, яку ви хочете створити, існує, не дублюйте її за допомогою власного макросу Word. Якщо він не існує, продовжуйте створювати свій макрос Word.

План ефективних макросів Word

Найважливішим кроком у створенні ефективних макросів Word є ретельне планування. Це планування включає чітке уявлення про те, що ви хочете, щоб макрос Word виконував, як це полегшить вашу подальшу роботу та обставини, за яких ви маєте намір його використовувати. Отримавши ці речі на увазі, сплануйте фактичні кроки. Це важливо, тому що диктофон запам’ятає все, що ви робите, і включить у макрос. Наприклад, якщо ви щось введете, а потім видалите, кожен раз, коли ви запускаєте цей макрос, Word робить той самий запис, а потім видаляє його, роблячи недбалий і неефективний макрос. Коли ви плануєте свої макроси, слід врахувати кілька речей:

• Сплануйте команди та порядок, у якому ви хочете, щоб макрос виконував команди.
• Знайте комбінації клавіш для команд, які ви плануєте використовувати. Це особливо важливо для навігації, оскільки ви не можете використовувати мишу для навігації в області документа під час запуску диктофона. Крім того, ви створите більш малий макрос, якщо скористаєтесь комбінацією клавіш, а не клавішами зі стрілками.
• Сплануйте повідомлення, які може відображати Word і які зупинять макрос.
• Використовуйте якомога менше кроків, щоб зберегти ефективність макросу.
• Зробіть принаймні один пробний запуск перед початком запису.

Після того, як ви спланували макрос Word і виконали прогон, ви готові записати його. Якщо ви ретельно спланували макрос, записати його для подальшого використання буде найпростішою частиною процесу. Єдина відмінність між створенням макросу та роботою над документом полягає в тому, що вам потрібно натиснути кілька додаткових кнопок і зробити пару виділень у діалогових вікнах.

Запишіть макрос

Коли ви починаєте записувати макрос, вказівник миші має маленький значок, який схожий на касету, що вказує на те, що Word записує ваші дії. Потім ви можете виконати кроки, викладені на етапі планування. Закінчивши, натисніть клавішу Стій кнопку (це синій квадрат зліва). Після натискання Стій , ваш макрос Word готовий до використання. Ось як записати макрос.

1. Перейдіть до Переглянути вкладку, виберіть Макроси, потім виберіть Запис макросу щоб відкрити Запис макросу діалогове вікно.

   

2. В Назва макросу текстове поле, введіть унікальну назву. Імена можуть містити до 80 літер або цифр (без символів і пробілів) і повинні починатися з букви. Назва повинна бути унікальною, щоб ви могли визначити, чим вона займається, не посилаючись на опис.

3. В Опис текстове поле, введіть опис дій, які виконує макрос.

   

4. Виберіть, чи потрібно, щоб макрос був доступний у всіх документах або лише в поточному документі. Якщо ви вирішите обмежити доступність команди, виділіть ім’я документа в полі Зберігати макро в спадне меню. За замовчуванням Word робить макрос доступним для всіх ваших документів, і ви, мабуть, виявите, що це має найбільший сенс.

   

5. Коли ви введете інформацію для макросу, виберіть добре. У верхньому лівому куті екрана з’явиться панель інструментів Record Macro.

   

Щоб призупинити запис, виберіть Призупинити запис / відновлення запису кнопку (вона знаходиться праворуч). Щоб відновити запис, виберіть його ще раз.

Перевірте макрос

Метою створення макросів у програмі Word є пришвидшити роботу, поставивши повторювані завдання та складні послідовності команд під рукою. Переконайтесь, що ваш макрос працює належним чином, протестувавши макрос.

1. Щоб запустити макрос, натисніть клавішу Alt + F8 ярлик для відображення Макроси діалогове вікно.

   

2. Виділіть макрос у списку, а потім виберіть Біжи.

   

Якщо ви не бачите свій макрос, переконайтеся, що правильне розташування знаходиться в Макроси в коробці.

Створіть комбінації клавіш для макросів

Якщо ви створили кілька макросів, виконайте пошук у Макроси діалогове вікно вимагає часу. Якщо ви призначите макрокомандам ярличну клавішу, ви можете обійти діалогове вікно та отримати доступ до макросу безпосередньо з клавіатури так само, як ви використовуєте комбінаційні клавіші для доступу до інших команд у Word.

1. Виберіть Файл, потім виберіть Варіанти.

   

2. В Параметри слова діалоговому вікні, перейдіть на ліву панель і виберіть Спеціальна стрічка.

   

3. Виберіть Налаштувати.

   

4. В Категорії прокрутіть вниз до Макроси і виберіть макрос, для якого потрібно створити новий ярлик. Якщо макросу наразі призначена клавіша швидкого доступу, ярлик з’явиться у полі під значком Поточні ключі етикетці.

   

5. Якщо макросу не призначена жодна клавіша швидкого доступу, або якщо ви хочете створити другу клавішу швидкого доступу для макросу, виберіть Натисніть нову клавішу швидкого доступу текстове вікно.

   

6. Введіть комбінацію клавіш, за допомогою якої ви хочете отримати доступ до макросу. Якщо комбінація клавіш присвоєна команді, повідомляється повідомлення В даний час присвоєно за якою йде назва команди. Або перепризначте клавішу швидкого доступу, продовжуючи, або виберіть нову клавішу швидкого доступу.

7. Виберіть Зберегти зміни в випадаючу стрілку і виберіть Звичайний застосувати зміни до всіх документів, створених у програмі Word. Щоб використовувати комбінацію клавіш лише у поточному документі, виберіть зі списку назву документа.

   

8. Виберіть Призначити.

   

9. Виберіть Закрити щоб зберегти зміни.